Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại
Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thể hiện điều gì?
Vì đặc thù của môi trường kinh doanh, người mua và người bán không thể gặp nhau trực tiếp. Nên việc trao đổi thông tin cũng bị hạn chế đi rất nhiều. Vì trong giao tiếp, thì không chỉ có lời nói mà còn cần cả thái độ và cử chỉ, nét mặt thể hiện. Nên cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại vô cùng quan trọng.
Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thể hiện rất nhiều điều và ý nghĩa. Nếu bạn nói chuyện ngắn gọn, súc tích, đầy đủ hàm ý và thể hiện 1 giọng nói dịu dàng. Khách hàng rất dễ bị thuyết phục, vì dễ nghe, lại không tốn nhiều thời gian của họ.
Ngược lại, nếu cách nói chuyện qua điện thoại dài dòng, miên man, không đi vào vấn đề. Hay là thái độ nói chuyện gắt gỏng cũng ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người mua. Mà tâm lý người mua là yếu tố quan trọng quyết định hành vi mua hàng của khách. Nếu nói với thái độ này thì chắc chắn không thể giữ chân khách được.
Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thông minh.
Trước khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại chuẩn bị
Gặp khách hàng khác nhau thì sẽ có các cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại khác nhau
1. Bạn cần phải chuẩn bị nội dung trước khi gọi điện cho khách hàng.
Khi bạn gọi điện cho khách hàng của bạn, việc họ nhấc máy và dành thời gian cho cuộc nói chuyện này là vô cùng quý báu. Không biết nói gì sẽ làm mất thời gian của bạn và cả của khách hàng. Khách hàng sẽ không muốn tiếp tục trao đổi thông tin nữa, thậm chí là tắt máy ngang. Muốn tránh điều đó xảy ra, bạn nên chuẩn bị trước nội dung cần nói, sắp xếp các ý tưởng ra giấy sao cho thật hợp lý.
Theo thống kê, thời lượng tốt nhất cho các cuộc gọi là từ 30 giây đến 1 phút đầu tiên. Vì vậy, bạn nên cân nhắc đưa lên đầu những ý quan trọng nhất.
2. Luôn để sổ giấy bút trước mặt
Trước khi gọi điện cho khách hàng, bạn hãy chuẩn bị sẵn một cuốn sổ và cây bút nhằm ghi lại những thông tin quan trọng nhất. Đồng thời hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Từ đó, bạn sẽ có thể hiểu rõ khách hàng và chủ động hỗ trợ các câu hỏi hay những thắc mắc của họ. Đặc biệt, khi khách hàng gọi đến, bạn cần khai thác thông tin một cách đầy đủ nhất để thuận tiện cho các hoạt động chăm sóc khách hàng hay marketing sau này.
Luôn để giấy bút trên bàn là cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thông minh.
3. Chú ý đến thời điểm gọi điện thoại
Để cuộc nói chuyện của bạn diễn ra thành công thì thời điểm gọi điện thoại là một yếu tố rất quan trọng cần lưu ý.
Hãy tránh gọi vào thời gian ngoài giờ làm việc, như buổi sáng sớm, giữa trưa hoặc buổi tối. Vì đây là lúc mọi người cần được nghỉ ngơi, giải trí và họ sẽ không muốn tiếp nhận thêm bất cứ thông tin gì. Để đạt hiệu quả thì bạn cũng không nên gọi vào đầu giờ làm việc. Vào thời gian này, mọi người thường sẽ tập trung để giải quyết công việc và sẽ cảm thấy bực mình khi bị làm phiền bằng cuộc gọi. Hãy thật khéo léo và lựa chọn các khung giờ thích hợp nhất để gọi điện.
4. Xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho khách hàng, đầu tiên bạn phải chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng để người nghe biết bạn là ai. Bên cạnh đó cũng nên nhắc lại thông tin của người nhận để chắc rằng mình đã gọi đúng người
Tiếp theo là bạn phải nêu mục đích của cuộc gọi. Điều đó giúp khách hàng nhận biết được vấn đề mà bạn sẽ nói, đồng thời cũng cho họ thời gian để rà soát lại thông tin.
Xưng danh và nói chuyện có mục đích.
5. Thể hiện thái độ thân thiện và tích cực
Khi giao tiếp qua điện thoại thông minh, khách hàng không thể đánh giá được bề ngoài, tác phong hay bất cứ cử chỉ của bạn. Điều duy nhất để họ thấy được sự chuyên nghiệp qua cuộc hội thoại này chính là thái độ và giọng điệu của bạn. Hãy giữ một giọng nói thật nhẹ nhàng, truyền cảm và mang lại cảm giác thoải mái.
6. Nói rõ ràng, dễ hiểu với tốc độ vừa phải
Khi gọi điện để tư vấn hoặc thương lượng với khách hàng, bạn nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu, tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành. Nếu làm vậy khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu và không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích thể hiện.
Bạn nên nói với tốc độ vừa phải, rõ ràng để người nghe nắm được nội dung và kịp tiếp nhận thông tin. Nói nhanh sẽ không tiết kiệm thời gian được mà chỉ khiến bạn phải lặp lại lời nói nhiều lần và còn làm tốn thời gian của cả hai bên. Đây cũng là một tips trong cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thông minh nhất
7. Tóm tắt lại tất cả nội dung trước khi kết thúc
Khi là người nói, bạn cần nhắc lại tất cả nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng khách hàng đã nắm được tất cả những nội dung đã trao đổi. Đồng thời việc này sẽ giúp bạn kiểm tra lại thông tin nếu có sai lệch và tránh được những rắc rối không đáng có.
Đây cũng là cách thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề mà khách hàng chia sẻ, khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng bạn nhiều hơn.
8. Chào tạm biệt khách hàng
Trước khi nói lời chào tạm biệt, bạn hãy thử ghi điểm tuyệt đối với khách hàng bằng một vài câu chúc tốt lành hay một lời cảm ơn vì đã dành thời gian lắng nghe bạn. Điều này khiến họ cảm thấy vui vẻ và thoải mái, bên cạnh đó cũng thể hiện bạn là một người chu đáo, lịch sự. Đừng quên rằng phải để khách hàng gác máy trước bạn nhé!
Chào tạm biệt khách hàng để kết thúc cuộc hội thoại.
Bạn thấy đó, trong kinh doanh hiện nay, việc giao tiếp với khách hàng qua điện thoại là một trợ thủ đắc lực cho kinh doanh. Vì vậy, để được khách hàng cân nhắc thì phải biết cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại. Bài viết trên đây sẽ cung cấp cho bạn những tips hay trong việc này. Hy vọng sẽ giúp ích được, tham khảo các bài viết khác tại https://vinahi.com
