Đối với các nhân viên hay các nhà quản lý thì việc tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ là gì thể hiện được sự chuyên nghiệp trong việc cập nhật những thông tin liên quan đến các doanh nghiệp. Thuật ngữ nghiệp vụ được sử dụng khá phổ biến nhưng ít người biết đến mục đích và đặc trưng của cụm từ này. Vì vậy trong chuyên mục bài viết ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về khái niệm quy trình nghiệp vụ.
Quy trình nghiệp vụ là gì ?
Đó là những thuật ngữ chuyên môn thường được sử dụng trong các bảng tuyển dụng. Để có thể kiểm tra kiến thức và kinh nghiệm thực hành về một công việc nào đó của những người đi xin việc.
Quy trình nghiệp vụ Business Process Management gọi tắt là BPM thể hiện sự kết hợp của mô hình hóa tự động hóa, thực thi, điều khiển, đo lường và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. BPM hỗ trợ cho các doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh và mở rộng hệ thống đối tác trong và ngoài nước.
Bởi vì các nhân viên hay nhà quản lý cần phải cập nhật quy trình nghiệp vụ BPM. Nghĩa là quá trình diễn biến của các công việc hay hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
Quy trình nghiệp vụ BPM còn được hiểu là các bước trong hoạt động kinh doanh theo mục tiêu chung của công ty. Thông qua bảng quy trình nghiệp vụ người ta còn nhận thấy tất cả các thành phần chính trong quá trình kinh doanh.
Thông qua việc nắm bắt quy trình nghiệp vụ mà nhà tuyển dụng có thể biết được năng lực của các ứng cử viên. Những người có nghiệp vụ vững vàng sẽ hoàn thành công việc xuất sắc và được đánh giá là những cá nhân có nghiệp vụ giỏi các nhà lãnh đạo thường đánh giá năng lực của nhân viên hay nhà quản lý đạt hiệu quả làm việc cao.
Tác dụng của quy trình nghiệp vụ BPM đối với các doanh nghiệp
– Chuyển đổi kỹ thuật số cải thiện tối ưu hoạt động kinh doanh giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát những quy trình không hiệu quả và khó thực hiện.
– Các tổ chức hay doanh nghiệp có thể phân tích cải tạo quy trình kinh doanh bằng cách thiết lập cơ cấu phân bổ công việc phù hợp.
– Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ kết hợp với các bộ phận để cung cấp môi trường hợp tác thuận tiện trong các tổ chức kinh tế.
– Đơn giản hóa hệ thống biểu mẫu và giảm số lượng biểu mẫu cần quản lý nhằm tăng cao hiệu quả của các hoạt động hàng ngày.
Giới thiệu 3 mô hình quản lý quy trình nghiệp vụ BPM
Đây là 3 mô hình quản lý quy trình nghiệp vụ được cập nhật mới nhất dựa trên sự tổng hợp từ các kết quả mà doanh nghiệp đạt được. Mỗi hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ BPM đều được chuyên môn hóa cao.
Mô hình Integration Centric BPM
Một hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ tập trung vào cách giải quyết các quy trình giữa các hệ thống hiện có như ERP, HRMS, CRM. Người dùng chỉ việc truy cập API và cách trình kết nối có sẵn giúp cho quá trình di chuyển nhanh.
Mô hình Human Centric BPM
Một mô hình quy trình nghiệp vụ do con người thực hiện nhiều phê duyệt và nhiệm vụ. Các nền tảng Human Centric BPM có giao diện thân thiện với người dùng, thông báo đơn giản và theo dõi nhanh.
Mô hình Document Centric BPM
Mô hình quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh cung cấp các tài liệu hợp đồng, thỏa thuận… Các doanh nghiệp có thể làm việc từ xa bởi vì mô hình này có hỗ trợ định tuyến định dạng xác thực và ký tài liệu.
Các hình thức nghiệp vụ trong các lĩnh vực kinh doanh
Để nâng cao hiệu quả bán hàng thì quy trình nghiệp vụ kinh doanh cần hội tụ nhiều kỹ năng. Trong đó nghiệp vụ bán hàng bao gồm các kỹ năng như sau :
Nghiên cứu hành vi mua sắm của khách hàng
Trong việc nghiên cứu thị trường thì quy trình nghiệp vụ cũng có cả nghiên cứu hành vi mua sắm của khách hàng để các doanh nghiệp có thể phát triển các ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường. Đồng thời các nghiên cứu thị trường còn đưa ra xác nhận giả thuyết về sự phù hợp của sản phẩm từ đó các doanh nghiệp sẽ tiến hành chỉnh sửa đổi mới để sản phẩm, dịch vụ phù hợp hơn nữa.
Lựa chọn kênh phân phối
Đối với thị trường kinh doanh trực tuyến ngày nay thì các doanh nghiệp có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, Instagram… Đồng thời các doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện và phát triển danh sách khách hàng tiềm năng khi muốn phân phối sản phẩm ra ngoài thị trường.
Quảng cáo và xúc tiến bán hàng
Đây là bước tiếp cận và đưa những thông tin chi tiết sản phẩm đến với người tiêu dùng. Các doanh nghiệp nên tập trung vào lợi ích và nhu cầu của khách hàng để tiến hành quảng cáo trên các kênh truyền thông như Google Ads. Tik Tok… và xúc tiến bán hàng hiệu quả. Trong đó tính trung thực được đánh giá cao khi tạo được sự tin cậy của khách hàng trong việc kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ.
Kỹ thuật bán buôn và bán lẻ
Chốt đơn hàng là một trong những bước quan trọng trong quy trình nghiệp vụ kinh doanh. Khi người bán đã tư vấn đầy đủ những thông tin để khách hàng đưa ra quyết định khi họ đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Điều quan trọng là người bán hay các nhà kinh doanh cần phải nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ đưa ra quyết định mua hàng.
Nghiệp vụ phân tích tài chính
Trong quy trình nghiệp vụ BPM nghiệp vụ phân tích tài chính bằng cách lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo bằng những phần mềm ứng dụng hiện đại nhằm quản lý và hoạch định các chiến lược kinh doanh. Các doanh nghiệp cũng có thể đánh giá hiệu quả công việc quản lý toàn bộ công ty dựa trên những bảng báo cáo về phân tích tài chính này.
Các bước hướng dẫn thực hiện quy trình nghiệp vụ BPM
Để thông tin được thông suốt thì quy trình nghiệp vụ cần thông qua các quyết định của doanh nghiệp. Vì vậy người lao động cần thực hiện trình tự các thao tác nên thực hiện trong công việc. Bao gồm các bước liệt kê theo thứ tự khoa học giúp tiến trình công việc được liền mạch để các nhà lãnh đạo có thể theo dõi dễ dàng.
- Bước 1 : Các nhân viên hay nhà quản lý xem xét kiến nghị quy trình nghiệp vụ.
- Bước 2 : Ban lãnh đạo hay người chủ doanh nghiệp xem xét duyệt quy trình nghiệp và hoàn trả cùng các quyết định.
- Bước 3 : Thống nhất ý kiến giữa người được hỏi và người trả bản kết quả thống nhất ý kiến.
- Bước 4 : Sau khi quy trình nghiệp vụ được trình duyệt và thống nhất thì đóng dấu và photocopy để gửi tới tất cả các phòng ban.
Các lãnh đạo có thể ủy nhiệm quy trình nghiệp vụ này để cho các nhân viên kiểm tra việc thực hiện này. Có thể quy định nhiệm vụ cho những người thực hiện cụ thể theo đúng vai trò của họ. Ví dụ như gửi văn bản để duyệt cho vai trò giám đốc tại thời điểm đó thì vai trò này có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc.
Nên học nghiệp vụ ở đâu để đạt được những kiến thức và kỹ năng cần thiết ?
Những người muốn trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong quy trình nghiệp vụ thì có thể tham gia các chương trình đại học hay cao đẳng. Đối với những người đi làm muốn nâng cao nghiệp vụ thì có thể đăng ký các khóa học ngắn hạn tại các trung tâm chuyên đào tạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp.
Ưu điểm của những khóa học nghiệp vụ này là tính thực tiễn cao, thời gian đào tạo ngắn hạn, có mức chi phí phải chăng. Sau khi tốt nghiệp các khóa học nghiệp vụ ngắn hạn thì các ứng cử viên tích lũy được nhiều kỹ năng cần thiết hữu ích cho công việc của mình.
Kết luận:
Có thể nói những kiến thức về quy trình nghiệp vụ là gì vô cùng bao la, bất tận. Cho nên, việc tham gia các khóa học về quy trình nghiệp vụ ngắn hạn hay dài hạn hỗ trợ tích cực cho công việc quản lý tài sản và con người. Hi vọng là những chia sẻ về quy trình nghiệp vụ là gì sẽ giúp cho các nhân viên các nhà quản lý có thêm định hướng cho mình trong việc phát triển lĩnh vực kinh doanh trên thị trường ngày nay.